E-posta kanalı

Destek adresinize (ör. [email protected]) gelen her e-posta Sohbetler'de bir görüşme olur; ekibiniz panelden yanıtlar, yanıt müşteriye e-postayla gider ve müşterinin cevabı aynı görüşmeye düşer. Ayarlar Yönetim Paneli → Yayın → E-posta ekranının Müşteri kanalı sekmesindedir (aynı ekranın ikinci sekmesi, yanıt bekleyen görüşmeleri listeler). Yanıtların SemAgent üzerinden mi, kendi Gmail / Microsoft 365 hesabınızdan mı yoksa kendi SMTP sunucunuzdan mı gideceğini de burada seçersiniz.

Nasıl çalışır?

1. Kanalı açarsınız; SemAgent size özel bir yönlendirme adresi verir.
2. Destek adresinize gelen postayı posta sağlayıcınızda bu adrese yönlendirirsiniz. Her yeni e-posta Sohbetler'de bir görüşme olur. Yapay zekâ yanıtlasın anahtarı kapalıyken e-posta doğrudan ekibinizi bekler; açıkken sohbet widget'ınızdaki yapay zekâ yanıtlar ve cevabını bilmediğinde görüşmeyi ekibinize devreder.
3. Ekibiniz panelden yanıtlar; yanıt seçtiğiniz yoldan müşteriye gider. Yanıtın cevap adresi (Reply-To) görüşmeye özeldir: müşteri cevap verince yazışma aynı görüşmede sürer.

Kanalı açma ve yönlendirme

Kanal anahtarını açın ve Yönlendirme adresini Kopyala ile alın. Sonra destek adresinize gelen postayı, postanızı nerede yönetiyorsanız oradan bu adrese yönlendirin. Ekrandaki Destek adresinizi bağlayın bölümü aynı adımları sağlayıcınıza göre gösterir; oradaki Adım adım rehber bağlantısı bu sayfanın ilgili bölümünü açar.

Kanal kartında bu adrese en son ne zaman e-posta ulaştığı yazar. Hiç ulaşmadıysa kart, yönlendirme kuralınızın henüz çalışmadığını söyler; en sık neden, sağlayıcınızın hedef adresi henüz doğrulamamış olmasıdır (kural listede etkin görünse bile posta iletilmez).

Cloudflare Email Routing (önerilen)

1. Cloudflare'de alan adınızı açın: Email › Email Routing › Destination addresses bölümünde yönlendirme adresini hedef olarak ekleyin.
2. Cloudflare'in doğrulama e-postası Sohbetler'de yeni bir görüşme olarak görünür; içindeki doğrulama bağlantısını açın.
3. Routing rules bölümünde destek adresiniz için bir kural oluşturun: eylem Send to an email, hedef yönlendirme adresi.

Bir kural postayı tek bir hedefe gönderir. Aynı postanın başka bir kutuya da gitmesini istiyorsanız kural yerine iki doğrulanmış hedefe ileten bir Email Worker kullanın.

Gmail / Google Workspace

1. Ayarlar › Tüm ayarları görün › Yönlendirme ve POP/IMAP › Yönlendirme adresi ekle: yönlendirme adresini yazın.
2. Gmail'in onay e-postası Sohbetler'de yeni bir görüşme olarak görünür. İçindeki onay kodunu Gmail'e girin ya da bağlantıyı açın. Adres onaylanmadan filtrelerde seçilemez.
3. Yalnızca destek postasını göndermek için Filtreler ve engellenen adresler › Yeni filtre oluştur: Kime alanına destek adresinizi yazın ve filtrenin yönlendirme seçeneğinde bu adresi seçin. Tüm postayı yönlendirme seçeneğini kapalı bırakın.

Bir Gmail hesabında birden çok alan adının postasını topluyorsanız her destek adresi için ayrı bir filtre kurabilirsiniz.

Outlook / Microsoft 365

1. Ayarlar › Posta › Kurallar › Yeni kural ekle: koşul olarak destek adresinizi, eylem olarak Yönlendir'i (Redirect to) seçip yönlendirme adresini yazın.
2. İlet (Forward to) değil Yönlendir'i seçin: İlet, e-postayı sizin adınızla gönderir ve müşterinin adresi kaybolur.

Kuruluşunuz dışarıya otomatik iletimi kapattıysa Microsoft 365 yöneticinizin izin vermesi gerekir.

Diğer sağlayıcılar

1. Sağlayıcınızın yönlendirme (forwarding) ya da takma ad (alias) ayarına yönlendirme adresini yazın.
2. Onay e-postası gelirse Sohbetler'de görünür; içindeki bağlantıyla onaylayın.

Bitince başka bir adresten destek adresinize bir deneme e-postası gönderin: birkaç saniye içinde Sohbetler'de görünmeli.

Yanıtlar nasıl gönderilir?

Yanıtlar nasıl gönderilsin? kartında dört yol vardır. Hangisini seçerseniz seçin müşterinin cevabı aynı görüşmeye düşer; yol yalnızca yanıtın hangi adresten ve hangi sunucudan çıktığını belirler.

Hangisini seçmeliyim?

• Postanız Google'daysa (Gmail ya da Google Workspace): Gmail / Google Workspace. En kolayı budur: DNS kaydı gerekmez, yanıtlar Gönderilenler klasörünüzde görünür.
• Postanız Microsoft 365'teyse (iş hesabıyla Outlook): Microsoft 365.
• Postanız barındırma firmanızdaysa (cPanel, Plesk, Yandex, Zoho gibi): SMTP sunucusu.
• Kurulumla uğraşmak istemiyorsanız: SemAgent üzerinden kalın; hemen çalışır. İsterseniz sonra kendi alan adınızı ekleyip yanıtların [email protected] gibi kendi adresinizden gitmesini sağlarsınız.

Yol	Ne zaman iyi	Ne gerekir
SemAgent üzerinden (varsayılan)	Kurulum istemez. Kendi alan adınızı doğrularsanız yanıt o adresten, doğrulamazsanız SemAgent'ın platform adresinden şirket adınızla gider.	Hiçbir şey. Kendi alan adı için üç DNS kaydı.
Gmail / Google Workspace	Postanız Google'daysa: yanıt kendi hesabınızdan gider ve Gönderilenler klasörünüze düşer.	Google ile bağlanmak. DNS kaydı gerekmez.
Microsoft 365	Postanız Microsoft 365'teyse: yanıt kendi posta kutunuzdan gider.	Microsoft ile bağlanmak. Kuruluşunuz kısıtladıysa yönetici onayı.
SMTP sunucusu	Kendi posta sunucunuz ya da barındırma firmanızın sunucusu varsa.	Sunucu adı, port, kullanıcı adı ve parola.

Şu an hangi yol kullanılıyor?

Kartın başındaki renkli kutu yanıtların şu anda hangi yoldan ve hangi adresle gittiğini söyler: Şu an kullanılan yol: satırında yolun adı, Yanıtlar şu adla gidiyor: satırında gönderen ad ve adres yazar. Aynı yolun sekmesinde Kullanılıyor etiketi görünür.

Kutu	Anlamı	Ne yapmalı
Yeşil · Kullanılıyor	Yanıtlar seçtiğiniz yoldan gidiyor.	Hiçbir şey.
Sarı · Yeniden bağlanın	Seçtiğiniz hesabın ya da sunucunun bağlantısı koptu (onayın süresi doldu, parola değişti). Yanıtlar kaybolmaz: düzelene kadar SemAgent üzerinden gider.	O yolun sekmesine gidin: Gmail ya da Microsoft 365'te Yeniden bağlan, SMTP'de ayarları düzeltip Kaydet ve kullan.
Kırmızı · Durduruldu	SemAgent üzerinden gönderiminiz durduruldu; yanıtlar gitmiyor.	Gmail, Microsoft 365 ya da SMTP ile kendi hesabınızdan gönderin; bkz. Gönderim durdurulursa.

Yol değiştirmek için istediğiniz sekmeyi açın. Sekmenin başındaki satır bu yolun kullanılıp kullanılmadığını söyler; yol hazırsa yanındaki Bu yöntemi kullan düğmesine basın. Gmail ya da Microsoft 365'e bağlandığınızda ve SMTP'yi Kaydet ve kullan ile kaydettiğinizde o yol kendiliğinden seçilir. Her sekmedeki Adım adım rehber bağlantısı bu sayfanın ilgili bölümünü açar.

SemAgent üzerinden, kendi alan adınızla

Kendi alan adınızı eklemediyseniz yanıtlar SemAgent'ın platform adresinden, şirket adınızla gider (ör. Kutu Mağaza <[email protected]>). Yanıtların [email protected] gibi kendi adresinizden gitmesi için alan adınızın DNS ayarlarına üç kayıt eklersiniz. Bunun için alan adınızın DNS'ini yönettiğiniz panele (Cloudflare, alan adını aldığınız firma ya da barındırma firmanız) girebilmeniz yeterli.

1. Adresi ekleyin. SemAgent üzerinden sekmesinde Gönderen adresi ekle alanına adresinizi yazın ve Ekle düğmesine basın. Alan adının altında üç satırlık bir DNS tablosu çıkar.
2. Kayıtları DNS'e ekleyin. Her satır bir kayıttır. Ad ve değeri yanlarındaki kopyala düğmesiyle alın; elle yazmayın (imza değeri çok uzundur). Cloudflare için adım adım anlatım aşağıda.
3. Doğrulayın. Şimdi doğrula düğmesine basın. Kontrol birkaç dakika sürer ve bu sırada kayıtlar Bekleniyor görünür. Sayfayı açık tutmanız ya da tekrar tekrar basmanız gerekmez: alan adı eklendikten ve Şimdi doğrula düğmesine her basışınızdan sonra 72 saat boyunca saatte bir kendiliğinden kontrol edilir; alan adının altında “Saatte bir kendiliğinden kontrol ediliyor (… tarihine kadar)” yazar. Üç kayıt da Bulundu olunca alan adı Doğrulandı olur ve yanıtlar bu adresten gider: kartın başındaki kutuda adresinizin yanında Kendi alan adınız yazar.

Tür	Ad	Ne işe yarar
MX	send	Geri dönen e-postaların bildirimi. Öncelik tablodaki sayıdır (genellikle 10).
TXT	send	SPF: bu alt alandan kimin gönderebileceğini söyler (v=spf1 include:amazonses.com ~all).
TXT	resend._domainkey	DKIM: yanıtın sizin adınıza imzalandığını kanıtlayan uzun anahtar (p= ile başlar).

Kayıtlar yalnızca send alt alanına ve imza adına eklenir. Alan adınızın mevcut MX ve SPF kayıtlarına dokunmayın: gelen postanız etkilenmez.

Cloudflare'de adım adım

1. dash.cloudflare.com'da alan adınızı açın; soldaki menüden DNS › Records sayfasına gidin.
2. Add record › Type: MX · Name: send · Mail server: tablodaki değer · Priority: tablodaki sayı · TTL: Auto › Save.
3. Add record › Type: TXT · Name: send · Content: v=spf1 include:amazonses.com ~all › Save.
4. Add record › Type: TXT · Name: resend._domainkey · Content: tablodaki uzun değer › Save.
5. Panelde Şimdi doğrula düğmesine basın.

Name alanına yalnızca tablodaki adı yazın; Cloudflare alan adınızı sona kendisi ekler. MX ve TXT kayıtlarında proxy (turuncu bulut) seçeneği yoktur, ayarlamanız gerekmez.

Başka bir DNS panelinde (alan adını aldığınız firma, cPanel, Plesk) alanların adı farklı olabilir: Ad yerine Host, Name ya da Kayıt adı; Değer yerine Value, İçerik ya da Hedef. Bu paneller de çoğunlukla alan adınızı kendisi ekler; send yazın. Kaydettikten sonra ad send.firmaniz.com.firmaniz.com gibi alan adınızı iki kez içeriyorsa kaydı silip yalnızca send ile yeniden ekleyin.

Kayıt durumu	Anlamı	Ne yapmalı
Bekleniyor	Kayıt henüz görülmedi ya da kontrol sürüyor.	Beklemeniz yeterli: saatte bir kendiliğinden yeniden bakılır. Hemen görmek isterseniz birkaç dakika sonra Şimdi doğrula düğmesine basın. Yeni bir kaydın her yere yayılması birkaç saat sürebilir.
Bulundu	Kayıt doğru.	Hiçbir şey.
Bulunamadı	Kayıt bulunamadı ya da değeri tablodakinden farklı.	Adı ve değeri tablodakiyle karşılaştırın, düzeltin ve Şimdi doğrula düğmesine basın.
Geçici hata	Kayıt o anda okunamadı.	Birkaç dakika sonra Şimdi doğrula düğmesine yeniden basın.

• Birden çok adresiniz varsa yanıt, müşterinin yazdığı adresten gider (o adres doğrulanmışsa); değilse varsayılan adresten. En fazla 3 alan adı ve 10 adres eklenebilir. Gmail, Outlook gibi ortak sağlayıcıların adresleri eklenemez: alan adının DNS'ini yönetiyor olmalısınız.
• Bir alan adı yalnız bir SemAgent hesabında kullanılabilir.
• Doğrulanan her alan adı için yalnız o alan adından gönderebilen ayrı bir gönderim anahtarı açılır.
• Kayıtlar sonradan silinirse o yanıt platform adresinden yeniden gider ve alan adı DNS bekleniyor durumuna döner; kayıtları geri ekleyip yeniden doğrulayın.

Gmail / Google Workspace ile bağlanma

Yanıtlar Google hesabınızdan gider ve Gönderilenler klasörünüze düşer; DNS kaydı gerekmez. Kişisel Gmail (@gmail.com) ve Google Workspace ([email protected]) hesapları çalışır.

1. Gmail / Google Workspace sekmesini açın ve Google ile bağlan düğmesine basın. Google'ın sayfası açılır.
2. Hesabı seçin. Yanıtların hangi adresten gitmesini istiyorsanız o hesabı seçin (ör. [email protected]). Başka bir hesapla oturum açıksa Başka bir hesap kullan'a basın.
3. İzni verin. Onay ekranı SemAgent'ın sizin adınıza e-posta göndermesine izin ister; posta kutunuzu okuma izni istenmez. Devam'a basın.
4. Panele dönersiniz. Ekranın üstünde Posta kutunuz bağlandı; yanıtlar artık bu hesaptan gidiyor. yazar; kartın başındaki kutu artık Gmail / Google Workspace der ve sekmede Bağlı hesap: satırında hesabınız görünür.
5. Deneyin. Sohbetler'de bir e-posta görüşmesine yanıt verin: yanıt Gmail'de Gönderilenler klasöründe görünür.

• Google Workspace yöneticileri için: Kuruluşunuz dış uygulamaları kısıtladıysa Google erişimin engellendiğini söyler. Yönetici, Admin konsolunda Security › Access and data control › API controls bölümündeki Manage Third-Party App Access sayfasından SemAgent'a izin verebilir.
• Google'ın günlük gönderim sınırları geçerlidir. Bağlantıyı kaldırdığınızda verdiğiniz izin de geri alınır.
• Sekmede Yeniden bağlanın görünüyorsa (parolanızı değiştirdiniz ya da izni Google hesabınızdan kaldırdınız) sekmedeki Yeniden bağlan düğmesine basın; adımlar aynıdır.

Microsoft 365 ile bağlanma

Yanıtlar Microsoft 365 posta kutunuzdan gider ve Gönderilenler klasörünüze düşer; DNS kaydı gerekmez. Kuruluşunuzda parolayla SMTP girişi kapalı olsa da çalışır.

1. Microsoft 365 sekmesinde Microsoft ile bağlan düğmesine basın.
2. İş hesabınızla (ör. [email protected]) oturum açın.
3. İzin ekranında Kabul et'e basın. Yalnızca e-posta gönderme izni istenir.
4. Panele dönersiniz; kartın başındaki kutu artık Microsoft 365 der.

• "Yönetici onayı gerekiyor" görürseniz: kuruluşunuz dış uygulamalara onayı yöneticiye bırakmıştır. Microsoft 365 yöneticinizden isteği onaylamasını isteyin, sonra Microsoft ile bağlan düğmesine yeniden basın.
• İzni istediğiniz zaman sekmedeki Bağlantıyı kaldır düğmesiyle ya da Microsoft hesabınızın uygulamalar sayfasından kaldırabilirsiniz.
• Sekmede Bu bağlantı SemAgent tarafında henüz etkinleştirilmedi. Destek ekibimize yazın. yazıyorsa bu bağlantı henüz açılmamıştır; destek ekibimize yazın.

Kendi SMTP sunucunuz

Barındırma firmanızın ya da kendi e-posta sunucunuz varsa yanıtlar oradan gider. Bilgileri e-posta programınızın (Outlook, Thunderbird, telefonunuz) giden posta ayarlarında ya da barındırma firmanızın yardım sayfasında bulursunuz.

Alan	Ne yazılır
Sunucu	Giden posta sunucusu; çoğunlukla mail.firmaniz.com ya da smtp.firmaniz.com. IP adresi yazılmaz.
Port	587 (STARTTLS) çoğu sunucuda çalışır; sunucunuz SSL istiyorsa 465. 2525 ve 25 de seçilebilir.
Kullanıcı adı	Çoğunlukla tam e-posta adresi (ör. [email protected]).
Parola	O posta kutusunun parolası. İki adımlı doğrulama açıksa sağlayıcınızın verdiği uygulama parolası.
Gönderen adresi	Yanıtların gideceği adres. Sunucular çoğunlukla yalnız giriş yaptığınız adresten göndermeye izin verir.

1. SMTP sunucusu sekmesinde alanları doldurun.
2. Bağlantıyı dene: sunucuya bağlanır, şifreli oturumu kurar ve giriş yapar; e-posta göndermez. Bağlantı başarılı: sunucuya bağlanıldı ve giriş yapıldı. yazısını görmelisiniz.
3. Kaydet ve kullan: bağlantı yeniden denenir; çalışıyorsa kaydedilir ve yanıtlar bu sunucudan gitmeye başlar. Kartın başındaki kutu artık SMTP sunucusu der.

• Parola şifreli saklanır ve bir daha gösterilmez; ayarı değiştirirken parola alanını boş bırakırsanız kayıtlı parola kullanılır.
• Bağlantı her zaman şifrelidir: STARTTLS desteklemeyen sunucuya parola gönderilmez. Sunucu adı olarak IP adresi kabul edilmez ve yalnız genel internetteki sunuculara bağlanılır.
• Gmail ve Microsoft 365 parolayla SMTP girişini kapattı ya da önermiyor; onlar için kendi sekmelerini kullanın.
• Kendi sunucunuzdan giden postanın spam klasörüne düşmemesi için alan adınızın SPF ve DKIM kayıtları o sunucuyu kapsamalı; barındırma firmanız bunları çoğunlukla hazır kurar.
• Bağlantı dakikada en fazla 6 kez denenebilir.

Gönderim durdurulursa

SemAgent üzerinden giden e-postalar tüm hesapların ortak e-posta itibarını paylaşır. Bu yüzden son 30 günde e-postaları sık geri dönen ya da spam olarak işaretlenen bir hesabın SemAgent üzerinden gönderimi otomatik olarak durdurulur; ekranın üstünde SemAgent üzerinden e-posta gönderiminiz durduruldu uyarısı çıkar ve kartın başındaki kutu kırmızıya döner. Sınır: 20 ve üzeri gönderimde en az 3 geri dönme ile %4 oran, daha az gönderimde 5 geri dönme ya da 2 spam şikâyeti.

• Bu sürede SemAgent üzerinden yanıt gitmez; Sohbetler'de mesajın altında Gönderilemedi: SemAgent üzerinden gönderim durduruldu yazar.
• Gmail, Microsoft 365 ya da SMTP ile kendi sunucunuzdan göndermeye devam edebilirsiniz; durdurma onları etkilemez.
• Adres listenizi ve yazım hatalarını kontrol ettikten sonra durdurmanın kaldırılması için destek ekibimize yazın.

Güvenlik ve sınırlar

• Göndereni doğrulanamayan e-postalar Sohbetler'de uyarıyla işaretlenir: adres taklit edilmiş olabilir.
• Müşterinin eklediği dosyalar virüs taramasından geçer ve temizse indirilebilir. E-posta görüşmesinde panelden dosya gönderme henüz yok.
• Kötüye kullanıma karşı aynı göndericiden saatte en fazla 10, toplamda günde en fazla 500 yeni görüşme açılır. Toplu (bülten) ve geri dönen e-postalar ile engellediğiniz göndericilerin e-postaları alınmaz.
• Gmail ve Microsoft 365 bağlantısının yenileme jetonu ve SMTP parolası şifreli saklanır; panele ve hata metinlerine hiç gelmez. Ayrıntı: Gizlilik Politikası.
• E-posta kanalı ekranını Widget Ayarları'nda düzenleme yetkisi olanlar değiştirebilir (bkz. Roller ve Yetkiler).

Sık hatalar

Görünen hata	Ne yapmalı
SemAgent alan adındaki adresler eklenemez.	SemAgent'ın kendi alan adındaki adresler gönderen olamaz; kendi alan adınızdaki bir adresi yazın.
Gmail, Outlook gibi ortak sağlayıcıların adresleri gönderen olamaz; DNS'ini yönettiğiniz bir alan adındaki adresi yazın.	gmail.com ya da outlook.com gibi bir adresten göndermek için Gmail ya da Microsoft 365 sekmesini kullanın.
Bu alan adı başka bir SemAgent hesabında kullanılıyor. Alan adı sizinse destek ekibimize yazın.	Alan adı sizinse destek ekibimize yazın.
firmaniz.com henüz doğrulanmadı. Kontrol birkaç dakika sürebilir; durum saatte bir kendiliğinden güncellenir.	Kayıtları tablodakilerle karşılaştırın; birkaç dakika bekleyip yeniden doğrulayın.
DNS tablosunda Bulunamadı	Adı ve değeri karşılaştırın, alan adını iki kez içeren adı düzeltin ve 30 dakika sonra yeniden doğrulayın (bkz. kendi alan adınızla).
Google: "Erişim engellendi"	Google Workspace yöneticinizin SemAgent'a izin vermesi gerekir (bkz. Gmail ile bağlanma).
Microsoft: "Yönetici onayı gerekiyor"	Microsoft 365 yöneticinizin onaylaması gerekir (bkz. Microsoft 365).
Bağlantı kurulamadı. İzin ekranında onay verdiğinizden emin olup yeniden deneyin.	İzin ekranında vazgeçilmiş ya da başka bir hesap seçilmiş olabilir; yeniden bağlanıp izni onaylayın.
Kullanıcı adı ya da parola yanlış (ya da sunucu parolayla girişe kapalı).	Kullanıcı adı çoğu sunucuda tam e-posta adresidir; parolayı ve sunucunun SMTP girişine izin verdiğini kontrol edin.
Sunucu STARTTLS desteklemiyor; şifresiz bağlantı kullanılmaz.	465 portunu (SSL) deneyin ya da barındırma firmanıza şifreli SMTP'yi sorun.
Sunucu adını kontrol edin (ör. smtp.firmaniz.com); IP adresi kabul edilmez.	Sunucunun adını yazın, IP adresini değil.
Bu sunucu genel internette değil (yerel ya da özel ağ adresi); bağlanılmaz.	Sunucu internetten erişilebilir olmalı; şirket içi ağdaki sunucular kullanılamaz.
Onayın süresi dolmuş ya da geri alınmış; yeniden bağlanın.	Sekmede Yeniden bağlan düğmesine basın.