E-posta kanalı

Destek adresinize (ör. [email protected]) gelen her e-posta Sohbetler'de bir görüşme olur; ekibiniz panelden yanıtlar, yanıt müşteriye e-postayla gider ve müşterinin cevabı aynı görüşmeye düşer. Ayarlar Yönetim Paneli → Yayın → E-posta kanalı ekranındadır. Yanıtların SemAgent üzerinden mi, kendi Gmail / Microsoft 365 hesabınızdan mı yoksa kendi SMTP sunucunuzdan mı gideceğini de burada seçersiniz.

Nasıl çalışır?

1. Kanalı açarsınız; SemAgent size özel bir yönlendirme adresi verir.
2. Destek adresinize gelen postayı posta sağlayıcınızda bu adrese yönlendirirsiniz. Her yeni e-posta Sohbetler'de bir görüşme olur ve doğrudan ekibinize düşer; e-posta görüşmelerini yapay zekâ yanıtlamaz.
3. Ekibiniz panelden yanıtlar; yanıt seçtiğiniz yoldan müşteriye gider. Yanıtın cevap adresi (Reply-To) görüşmeye özeldir: müşteri cevap verince yazışma aynı görüşmede sürer.

Kanalı açma ve yönlendirme

Kanal anahtarını açın ve Yönlendirme adresini Kopyala ile alın. Sonra destek adresinize gelen postayı, postanızı nerede yönetiyorsanız oradan bu adrese yönlendirin. Ekrandaki Destek adresinizi bağlayın bölümü aynı adımları sağlayıcınıza göre gösterir.

Cloudflare Email Routing (önerilen)

1. Cloudflare'de alan adınızı açın: Email › Email Routing › Destination addresses bölümünde yönlendirme adresini hedef olarak ekleyin.
2. Cloudflare'in doğrulama e-postası Sohbetler'de yeni bir görüşme olarak görünür; içindeki doğrulama bağlantısını açın.
3. Routing rules bölümünde destek adresiniz için bir kural oluşturun: eylem Send to an email, hedef yönlendirme adresi.

Bir kural postayı tek bir hedefe gönderir. Aynı postanın başka bir kutuya da gitmesini istiyorsanız kural yerine iki doğrulanmış hedefe ileten bir Email Worker kullanın.

Gmail / Google Workspace

1. Ayarlar › Tüm ayarları görün › Yönlendirme ve POP/IMAP › Yönlendirme adresi ekle: yönlendirme adresini yazın.
2. Gmail'in onay e-postası Sohbetler'de yeni bir görüşme olarak görünür. İçindeki onay kodunu Gmail'e girin ya da bağlantıyı açın. Adres onaylanmadan filtrelerde seçilemez.
3. Yalnızca destek postasını göndermek için Filtreler ve engellenen adresler › Yeni filtre oluştur: Kime alanına destek adresinizi yazın ve filtrenin yönlendirme seçeneğinde bu adresi seçin. Tüm postayı yönlendirme seçeneğini kapalı bırakın.

Bir Gmail hesabında birden çok alan adının postasını topluyorsanız her destek adresi için ayrı bir filtre kurabilirsiniz.

Outlook / Microsoft 365

1. Ayarlar › Posta › Kurallar › Yeni kural ekle: koşul olarak destek adresinizi, eylem olarak Yönlendir'i (Redirect to) seçip yönlendirme adresini yazın.
2. İlet (Forward to) değil Yönlendir'i seçin: İlet, e-postayı sizin adınızla gönderir ve müşterinin adresi kaybolur.

Kuruluşunuz dışarıya otomatik iletimi kapattıysa Microsoft 365 yöneticinizin izin vermesi gerekir.

Diğer sağlayıcılar

1. Sağlayıcınızın yönlendirme (forwarding) ya da takma ad (alias) ayarına yönlendirme adresini yazın.
2. Onay e-postası gelirse Sohbetler'de görünür; içindeki bağlantıyla onaylayın.

Bitince başka bir adresten destek adresinize bir deneme e-postası gönderin: birkaç saniye içinde Sohbetler'de görünmeli.

Yanıtlar nasıl gönderilir?

Yanıtlar nasıl gönderilsin? kartında dört yol vardır. Kullanılan yolun sekmesinde ✓ işareti görünür; kartın üstündeki Yanıtlar şu adla gidiyor: satırı yanıtın şu an hangi adla ve adresten gideceğini gösterir.

Yol	Ne zaman iyi	Ne gerekir
SemAgent üzerinden (varsayılan)	Kurulum istemez. Kendi alan adınızı doğrularsanız yanıt o adresten, doğrulamazsanız SemAgent'ın platform adresinden şirket adınızla gider.	Hiçbir şey. Kendi alan adı için üç DNS kaydı.
Gmail / Google Workspace	Postanız Google'daysa: yanıt kendi hesabınızdan gider ve Gönderilenler klasörünüze düşer.	Google ile bağlanmak. DNS kaydı gerekmez.
Microsoft 365	Postanız Microsoft 365'teyse: yanıt kendi posta kutunuzdan gider.	Microsoft ile bağlanmak. Kuruluşunuz kısıtladıysa yönetici onayı.
SMTP sunucusu	Kendi posta sunucunuz ya da barındırma firmanızın sunucusu varsa.	Sunucu adı, port, kullanıcı adı ve parola.

SemAgent üzerinden, kendi alan adınızla

Kendi alan adınızı eklemediyseniz yanıtlar SemAgent'ın platform adresinden, şirket adınızla gider (ör. Kutu Mağaza <[email protected]>). Kendi alan adınızdan göndermek için:

1. SemAgent üzerinden sekmesinde Gönderen adresi ekle alanına adresinizi yazıp Ekle düğmesine basın.
2. Alan adının altında DNS kayıtları çıkar: gönderim alt alanı (send) için bir MX ve bir TXT (SPF) kaydı, imza için bir TXT (DKIM) kaydı. Bunları alan adınızın DNS ayarlarına tablodaki ad ve değerle ekleyin. Cloudflare'de: DNS › Records › Add record.
3. Şimdi doğrula düğmesine basın. Kayıtların yayılması birkaç dakikadan birkaç saate kadar sürebilir; durum Doğrulandı olunca yanıtlar bu adresten gider.

• Birden çok adresiniz varsa yanıt, müşterinin yazdığı adresten gider (o adres doğrulanmışsa); değilse varsayılan adresten. En fazla 3 alan adı ve 10 adres eklenebilir. Gmail, Outlook gibi ortak sağlayıcıların adresleri eklenemez: alan adının DNS'ini yönetiyor olmalısınız.
• Bir alan adı yalnız bir SemAgent hesabında kullanılabilir.
• Doğrulanan her alan adı için yalnız o alan adından gönderebilen ayrı bir gönderim anahtarı açılır.
• Kayıtlar sonradan silinirse o yanıt platform adresinden yeniden gider ve alan adı DNS bekleniyor durumuna döner; kayıtları geri ekleyip yeniden doğrulayın.

Gmail / Google Workspace ile bağlanma

1. Gmail / Google Workspace sekmesinde Google ile bağlan düğmesine basın.
2. Google'ın onay ekranında hesabınızı seçip izin verin. Yalnızca e-posta gönderme izni istenir: posta kutunuzu okuyamayız.
3. Panele dönersiniz; sekmede Bağlı hesap: ve Kullanılıyor görünür. Yanıtlar artık bu hesaptan gider ve Gönderilenler klasörünüze düşer.

Google'ın günlük gönderim sınırları geçerlidir. Bağlantıyı kaldırdığınızda verdiğiniz izin de geri alınır.

Microsoft 365 ile bağlanma

Adımlar Gmail ile aynıdır: Microsoft ile bağlan → Microsoft onay ekranı → panele dönüş. Yanıtlar Microsoft 365 posta kutunuzdan gider ve Gönderilenler klasörünüze düşer. Kuruluşunuz dış uygulamalara onay vermeyi kısıtladıysa Microsoft 365 yöneticinizin onaylaması gerekebilir. Verdiğiniz izni hesabınızın uygulamalar sayfasından da kaldırabilirsiniz.

Sekmede bu bağlantının henüz etkinleştirilmediği yazıyorsa destek ekibimize yazın.

Kendi SMTP sunucunuz

1. SMTP sunucusu sekmesine sunucu adını (ör. smtp.firmaniz.com), portu, kullanıcı adını, parolayı ve gönderen adresini yazın. 465 portunda SSL, diğer portlarda STARTTLS kullanılır.
2. Bağlantıyı dene: sunucuya bağlanır, şifreli oturumu kurar ve giriş yapar; e-posta göndermez.
3. Kaydet ve kullan: bağlantı yeniden denenir; çalışıyorsa kaydedilir ve yanıtlar bu sunucudan gitmeye başlar.

• Parola şifreli saklanır ve bir daha gösterilmez; ayarı değiştirirken parola alanını boş bırakırsanız kayıtlı parola kullanılır.
• Bağlantı her zaman şifrelidir: STARTTLS desteklemeyen sunucuya parola gönderilmez. Sunucu adı olarak IP adresi kabul edilmez ve yalnız genel internetteki sunuculara bağlanılır.
• Gmail ve Microsoft 365 parolayla SMTP girişini kapattı ya da önermiyor; onlar için kendi sekmelerini kullanın.
• Bağlantı dakikada en fazla 6 kez denenebilir.

Gönderim durdurulursa

SemAgent üzerinden giden e-postalar tüm hesapların ortak e-posta itibarını paylaşır. Bu yüzden son 30 günde e-postaları sık geri dönen ya da spam olarak işaretlenen bir hesabın SemAgent üzerinden gönderimi otomatik olarak durdurulur ve ekranın üstünde SemAgent üzerinden e-posta gönderiminiz durduruldu uyarısı görünür. Sınır: 20 ve üzeri gönderimde en az 3 geri dönme ile %4 oran, daha az gönderimde 5 geri dönme ya da 2 spam şikâyeti.

• Bu sürede SemAgent üzerinden yanıt gitmez; Sohbetler'de mesajın altında Gönderilemedi: SemAgent üzerinden gönderim durduruldu yazar.
• Gmail, Microsoft 365 ya da SMTP ile kendi sunucunuzdan göndermeye devam edebilirsiniz; durdurma onları etkilemez.
• Adres listenizi ve yazım hatalarını kontrol ettikten sonra durdurmanın kaldırılması için destek ekibimize yazın.

Güvenlik ve sınırlar

• Göndereni doğrulanamayan e-postalar Sohbetler'de uyarıyla işaretlenir: adres taklit edilmiş olabilir.
• Müşterinin eklediği dosyalar virüs taramasından geçer ve temizse indirilebilir. E-posta görüşmesinde panelden dosya gönderme henüz yok.
• Kötüye kullanıma karşı aynı göndericiden saatte en fazla 10, toplamda günde en fazla 500 yeni görüşme açılır. Toplu (bülten) ve geri dönen e-postalar ile engellediğiniz göndericilerin e-postaları alınmaz.
• Gmail ve Microsoft 365 bağlantısının yenileme jetonu ve SMTP parolası şifreli saklanır; panele ve hata metinlerine hiç gelmez. Ayrıntı: Gizlilik Politikası.
• E-posta kanalı ekranını Widget Ayarları'nda düzenleme yetkisi olanlar değiştirebilir (bkz. Roller ve Yetkiler).

Sık hatalar

Görünen hata	Ne yapmalı
SemAgent alan adındaki adresler eklenemez.	SemAgent'ın kendi alan adındaki adresler gönderen olamaz; kendi alan adınızdaki bir adresi yazın.
Gmail, Outlook gibi ortak sağlayıcıların adresleri gönderen olamaz; DNS'ini yönettiğiniz bir alan adındaki adresi yazın.	gmail.com ya da outlook.com gibi bir adresten göndermek için Gmail ya da Microsoft 365 sekmesini kullanın.
Bu alan adı başka bir SemAgent hesabında kullanılıyor. Alan adı sizinse destek ekibimize yazın.	Alan adı sizinse destek ekibimize yazın.
firmaniz.com henüz doğrulanmadı. DNS kayıtlarının yayılması birkaç saat sürebilir; sonra yeniden deneyin.	Kayıtları tablodakilerle karşılaştırın; yayılmayı bekleyip yeniden doğrulayın.
Kullanıcı adı ya da parola yanlış (ya da sunucu parolayla girişe kapalı).	Kullanıcı adı çoğu sunucuda tam e-posta adresidir; parolayı ve sunucunun SMTP girişine izin verdiğini kontrol edin.
Sunucu STARTTLS desteklemiyor; şifresiz bağlantı kullanılmaz.	465 portunu (SSL) deneyin ya da barındırma firmanıza şifreli SMTP'yi sorun.
Sunucu adını kontrol edin (ör. smtp.firmaniz.com); IP adresi kabul edilmez.	Sunucunun adını yazın, IP adresini değil.
Bu sunucu genel internette değil (yerel ya da özel ağ adresi); bağlanılmaz.	Sunucu internetten erişilebilir olmalı; şirket içi ağdaki sunucular kullanılamaz.
Onayın süresi dolmuş ya da geri alınmış; yeniden bağlanın.	Sekmede Yeniden bağlan düğmesine basın.